商务写作要领（热门14篇）

切忌主客不分或模糊。

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

句子不要零碎。

例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

结构对称，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。

例如: An authorized person must show that they have security clearance. 应改为 Authorized persons must show that they have security clearance.

动词和主语要呼应。

想想这两个句子的分别: 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.

时态和语气不要转换太多。

看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

标点要准确。

例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

选词正确。

像 affect和effect，operative和operational等 等就要弄清楚才好用啦。

拼字正确。

有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。

大小写要注意。

除非 必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

一、思路的含义 二、商务文案写作的常用思路

思路是思维活动的运行轨迹，文案的思路，就是构思文案时，作者有规律、有条理、有方向、连贯的思维过程的“路线”。

二、商务文案写作的常用思路

（一）归纳和演绎思路：归纳(induction)和演绎(deduction)推理是比较常见的推理形式。归纳推理是从具体的前提过渡到一般性的结论的推理。它有两种功能，一是概括一般情况，二是推测将来结果，其结论都超越了前提的范围。而演绎推量则正好相反，它是从一般性的前提过渡到具体结论的推理，其结论没有超越前提的范围。

（二）因果思路 （三）比较思路

（四）递进思路 ：递进思路是运用递进思维方法形成的一种文章思路.递进思维是认识事物或事理由浅入深、由表及里、由低到高、由小到大、由轻到重,层层递进、循序渐进、逐步深入的一种思维方法.运用这种方法,可以深入清晰地阐释某些比较复杂的事理,说明某些比较复杂的关系,有助于深刻认识事物的本质属性,使文章有一定深度.一些说理性较强的公务文书常循此法形成文章思路:或者是认识问题由浅入深层层推进,或者从提出问题到分析问题到解决问题.例如的调查报告就按以下思路写成:××县农村文化活动设施量少质差→"文化饥饿症"带来农村精神文明滑坡→文化活动量少质差的主要原因→采取有力措施重视农村文化活动阵地建设.……

（五）总分思路 ：“总分”是一种高度概括的简略说法，说的是文章先“总”写——总提式地写，总括式地写，总揽式地写，总说式地写；然后再分写——分角度地写，分线条地写，

分细节地写，分要点式地写；然后或再总结一下，或者自然收尾。

“总分”思路较多地运用于议论文、说明文，所以当我们阅读此类文体的文章的时候，要多用“总分”二字去分析

本章简单介绍了商务文案写作的基本内容，包括商务文案的概念、作用特点及写作规范；商务文案写作的基本要求和思路。

第二章 商务行政公文

学习目标 主要内容 本章小结

第一节 商务行政公文概述 第二节 决定批复第三节 通知 公告第四节 请示报告 第五节 函 会议纪要

一、商务行政公文的概念

商务行政公文是商务组织机构在商务活动中进行行政管理时使用的文案。在商务组织的行政管理活动中各级管理机关的意图，政令都要靠行政公文传达、布置、安排、实施。商务行政公文是实施商务组织管理意图的工具。

二、商务行政公文的特点

1．决策性。

2．指挥性。

3．全局性。

三、商务行政公文的种类

1．决定。2．批复。3．通知。4．公告。5．请示。6．报告。7．函。8．会议纪要。

四、商务行政公文的行文关系

1．上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

2. 下行文：是上级机关向所属的下级机关的行文。

3. 平行文：平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。这是不分系统、 级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、 知照性通知等文种。

五、商务行政公文格式

（一）文头

1．秘密等级。2．发文机关标识。3．发文字号。

二）主体

1．标题。2．主送机关。3．正文。4．用印。５．附件。6．成文日期。7．附注。

（三）文尾

1．主题词。2．抄送机关。3．印发机关和印发日期。

第二节 决定 批复

一、决定

决定是商务组织决策层用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩所属部门及人员，变更或者撤销对下级不适当的处理事项的公文。

二、决定的写作方法

1．标题2．主送机关 3．正文

（1）前言（2）主体（3）结尾4．落款

东海xx发动机有限责任公司关于表彰2005年度先进集体的决定

公司属各部门：

2005年是公司调整发展战略，迎接新的挑战，全面实现二次创业目标的关键一年。在市场环境恶化，配套产品销量大幅下降，原材料价格大幅上涨，经营极其困难的情况下，各单位认真贯彻落实公司年度工作会议精神，上下团结一心，奋发进取，求真务实，开拓创新，各方面工作有序推进，为公司改革、发展、稳定做出了积极贡献，涌现出了一批先进集体。经基层部门推荐，公司研究，现决定对先进集体予以表彰。

一、授予下列单位为生产经营管理先进单位：

销售部、生产部

二、授予下列单位为现场管理先进单位：

离合器二车间、成品仓储科

三、授予产品科“系列飞轮齿环开发项目”研发组特等功称号。

希望受表彰的先进集体要继续发扬成绩，戒骄戒躁，更好地发挥先进模范作用，为公司的发展再立新功。

东海xx发动机有限责任公司二00五年一月四日

三、批复：是上级机关用于答复下级机关的请示事项的公文。

四、 批复的写作方法

1．标题由发文机关全称、事项、文种组成。

2．主送机关批复的主送机关为直属下级机关，即向本机关发出请示的机关。

3．正文

（1）前言写明下级机关请示的事由、事项和承启语。

（2）主体写清答复的具体意见、依据。

4．落款写明发文机关全称和成文时间。

关于同意XX玻璃有限责任公司

浮法玻璃生产线项目进行试生产的批复

XX玻璃有限责任公司:

你公司关于申请《XX玻璃有限责任公司浮法玻璃生产线项目》进行试生产的报告，由山东省环保局转交我局办理，根据省环保局的意见，我局建设项目处进行了现场检查。经检查，认为其生产工序中的除尘设备，含油污水处理设施及生活污水处理和流量计量设备均已安装调试，经青岛市环境监测站监测结果表明，你公司的废水、粉尘、噪声等有关指标大部分符合国家的有关标准。经研究同意你公司试生产。要求在试生产期间，对其不符合国家有关规定的窑炉及含油污水调试部分进行改造完善。试生产正常后，申报国家环保局正式办理该项目的竣工验收手续。

青岛市环境保护局一九九七年三月二十日

第三节 通知 公告

一、通知

通知是上级机关用于传达要求下级部门办理；需要有关单位周知或者共同执行的事项的公文。

二、通知的写作方法

1．标题

2．主送机关3．正文

（1）前言 （2）主体 （3）结尾 4．落款

厦门xx电子有限责任公司

关于举行公司文化节的通知

公司属各部门：

为了贯彻中共中央关于“构建和谐社会，共创和平家园”的方针，提高全体员工的文化素养，丰富员工的业余文化生活，公司决定于9月26日至9月30日举办2006年度文化节。

现将有关事宜通知如下：

一、文化节活动项目。舞蹈表演、卡拉OK比赛、书法绘画展、棋类比赛。

二、 各部门组织筹备工作。要加强宣传力度，动员广大员工积极参与，确保文化节如期顺利举行。同时做好报名及选拔上报工作。具体要求如下：

（一）节目选报标准：

1．舞蹈表演。民族舞、现代舞、街舞等类型均可。部门选送节目不超过三个。

2．卡拉OK比赛。参赛歌曲要积极、健康，曲风不限。部门选送参赛人员不超过三人。

3．书法绘画展。参展作品主题要围绕“庆祝建国五十七周年”这一主题。毛笔书法作品规格:60×80cm；硬笔书法作品规格：30×60cm；绘画作品规格：80×80cm。部门选送作品不超过五幅。

4．棋类比赛。包括象棋、军棋和围棋。各部门选送一支参赛队。

（二）节目选拔时间：各部门9月16日至9月20日选定参赛人员及节目。

三、文化节奖项设置：奖项按节目类型设置为：

特等奖一名、一等奖一名、二等奖五名、三等奖十名、优秀奖十五名。

四、文化节节目上报事宜：

时间：2006年9月21日至22日。

地点：综合管理部文化节组委会，行政楼1202室。

联系人：张敏

电话： XXXXXX

厦门xx电子有限责任公司二00六年九月十五日

三、公告

公告是用于向社会有关方面公布应当遵循或者周知的重大事项的公文。

四、公告的写作方法

1．标题

2．主送机关 3．正文

（1）前言（2）主体（3）结尾

人类对自然的依附性已随着现代化的进程而日益凸显。人类文明的触角延伸出的却是钢筋水泥固封的楼群，浓烟废气造成的污染，灯红酒绿培植的浮躁，物欲横流带来的贫乏。没有任何一个时代的人像现代人这样渴望新鲜清明的空气，繁茂葱翠的森林，蔚蓝夐远的天空。所以，我们要从现代文明中汲取古人“天人合一”的智慧，为人类的生存树一面恒久持续的丰碑。

这类题材的写作，容易流于枯燥的数字堆砌和絮烦的空洞议论。要善于从已知材料中挖掘情感意蕴，让饱含情感的叙述打动阅读者的心扉;要从细节处捕捉人类与自然相互依存的秘密，把握“和谐”共存的主旋律。在结构安排上，可以正反对照，古今映衬，从古典诗词中的美妙意境透析深意，与工业文明过度开掘所造成的恶果形成强烈反差，从而使所思所感深彻透辟，达到以情感人、以理服人的目的。

自然是人类生存的唯一家园。物质利益的追求不能以牺牲环境为代价，“唯我中心”只能让人类走上“不知归”的自我毁灭之途。随着人类对自然环境重要性的认识的提高，各种治理污染、减少破坏措施的出台，我们终究会再看到古人曾经看到过的蓝天，感受到古人曾有过的热爱自然与美好生活的情怀。

下面是语文迷小编为大家整理提供的英语写作技巧以及关联词，供大家阅读参考。

英语写作技巧之一：用介词短语替代从句，例：

原句：While they were playing tennis, she started an argument that lasted all morning.

修改后：During tennis she started an argument that lasted all morning.

原句：When you come to the second traffic light, turn right.

修改后：At the second traffic light turn left.

英语写作技巧之二：删除诸如"who is”或"that is"之类的关系代词，变从句为短语，例：

句：The novel, which is written in three parts, told a story that took place in the Middle Ages.

修改后：The three-part novel told a story set in the Middle Ages.

注：把句中的"three parts"改用形容词来表达，节省了四个不必要的单词"which is written in"。我们经常可以将关系代词如"that"去掉，这只会引起最少的变动。

英语写作技巧之三：剔除你不需要的单词，例：

Two joint partners will present their views over a long-distance telephone call.

写完这样的句子后，你自己再读一遍，挑出单词"joint"和"telephone"，注意删去不必要的词。

关联词的积累

1.提出观点不要只用I think，要学会用：

As far as I am concerned

In my opinion

From my point of view

From my perspective

The way I see it

2.转折不要只用but， 要多用：

However,

nevertheless, nonetheless,

Whereas

Some people like fat meat, whereas other people hate it.

转折也可用比喻：as a coin has two sides(就象硬币有两面一样), …(陈述转折内容)

3.表递进的：

In addition, in addition to, additionally,

what is more, moreover, furthermore,

more importantly，

what is worse (更槽糕的是)

4.表示“事实上”：

In fact,

as a matter of fact,

actually

5.表总结：

in conclusion, as a result,

all in all 总而言之

In short,

In a word, 一句话讲

Taking into consideration,

Taking into account all the factors that I have mentioned above, it is safe to draw a conclusion that …

6.表示因此：

Consequently,

Hence,

Therefore,

Thus,

as a result,

resultingly

7.表因为：

because of

due to,

owing to,

thanks to,

as a result of,

8.虽然

Although, even though, even if, though

Proud as these nobles are, …

As flattered as I am, I would say no.

In spite of, despite

I love you in spite of that.

9.比较：

In comparison with,

compared to,

compared with

She’s nothing compared to you.

10.表最后：

Finally,

eventually,

in the end,

at last,

ultimately,

11.表示程度的副词词组亦非常重要，会使文章看起来比较成熟、辨证：

To some extent 在某种程度上讲

To some degree 在某种程度上讲

To a large part 在很大程度上说

In a sense 在某种意义上讲

In general, generally 大体上说

Generally speaking 一般地讲

In some cases 在有些情况下

Basically 基本上

Broadly speaking 宽泛地讲

12.其他(要尽可能多用在文章中。始终牢记内容次要，而语言形式第一位。内容服务于形式)：

Not only, but also

Neither nor, either or

Instead of, instead

For example, for instance (替换使用), take … for example

Be likely to

Be able to

Speaking of, when it comes to …

When it comes to food, he is really picky.

In terms of 根据

First of all, second of all

Above all,

Significantly,

The more, the more

一、培养基础英语写作能力

转变英语学习观念，培养基础英语写作能力是提高商务英语写作能力的基础和关键。为此，必须抓好以下三个环节:

1.不断通过写作练习培养英语语法的应用能力，重视掌握有关词汇的用法，以便能运切实用有关语法和词汇去写作。这是英语写作的基础。

不仅要记住语法规则，更重要的是要通过做各种各样的写作练习，以达到在写作中能正确运用有关语法规则。要记住英语单词的汉语意思，更重要的是要通过阅读在上下文中准确掌握英语单词的用法。单词的用法(主要是实词的用法)主要包括：单词的确切意思-包括其情感意义、文体色彩等;它与有关同义词或近义词的区别;它的习惯性搭配。这样，学习者才能在写作中避免那些尽管语法上没有什么错误、用词却有明显错误的现象。

2.通过大量阅读逐渐培养英语思维，并掌握一些写好句子的技巧，以便在把句子写正确的同时，不断培养用地道的英语把句子写好的能力。

结合提高阅读能力，大量阅读各类题材的英语文章，有意识地逐渐培养英语思维，并把它用于写作。在阅读过程中要注意:不要死扣每句英语的汉语意思，而应着重获取作者所要传递的信息;对于相对简易的、与日常生活或所学专业有关的文章，应注意某些意思的英语表达方式，尤其要注意与汉语有明显不同的表达方式，注意其用词、词序、搭配等，以便将来写作时有效地模仿，使写出的句子地道化。掌握英语句子的写作技巧，恰当运用各种类型的句子。

3.了解一些英语段落、篇章的组织和写作知识。所写段落与篇章均要力求连贯(coherence)和衔接(cohesion)。篇章的用词和句式在文体上一般要保持一致(unity)。

二、商务英语文体特点

要提高商务英语写作水平，除了要有扎实的英语基本功，还要对商务英语文体特点有充分的认识，准确的区别不同体裁商务英语的风格特点，从而写出满足不同商务目的的要求的商务文件。不同的商务环境相对应的不同的商务活动也是不相同的，了解商务英语语言的共同特点、风格、语篇结构而且清楚认识在不同商务活动中商务英语写作的具体特点和要求。它包括构思、起草、修改3个阶段。

1.构思阶段

商务英语写作在此切断必须考虑三个文体：(1)写作目的-通知、请求、说服、存档;(2)写给谁-客户、上级、同事、下属;(3)字数要求;(4)形式结构-计划或建议报告、商务函件、备忘录、电子邮件。明确这些要求后，需要考虑语篇结构，采用那种陈述顺序-直接顺序、间接顺序、直接于间接混合顺序。

2.起草阶段

起草阶段，是将构思阶段在头脑中形成的想法以书面文字的形式呈现出来。商务英语写作的最终目的是为了获的读者的支持、信任和好感。而且还要注意礼貌用词，例如使用褒义词、适当的头衔、不带任何性别、种族和年龄偏见的词等。

作为专门用途英语的商务英语，因其特殊目的，希望通过最有效的沟通提供给合作者更容易理解的清楚具体的信息。其信函在词汇选择上，遵循3c原则:

(1)conciseness(精简)。在复合词与简单词之间、长词与短词之间，应选择简单词或短词;在词组与单词之间，选择单词，尽量不使用不必要的介词词组;

(2)clarity(明白)。要准确传达商务交流的内容，必须避免使用模棱两可的词语或表达方式，这样才能使信函意义明确，不被误解，表达思想才能够更突出。避免在同一信函或其他写作中使用同一词。避免使用“if”，“hope”，“but”等表示疑问的词。在日期表达上，涉及到具体某月，均使用那个月的具体名词，如“January，February，…”。避免用“instant， ultimo，approx”等不确定词语。另外避免将日期写成如“5/4/1995”类似的形式，因为对于英国习惯是4月5日，而美国习惯是5月4日。

(3)Courtesy(礼貌)。尽量使用表示肯定的词汇，少用否定词，因为否定词给人一种否定的印象，或者还有指责对方的意思肯定对方时用词多用“you”，“your”，少用“I”，“we”，“us”，“our”，此种方式即“以客户为中心的‘You—attitude’”表达形式，因为不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最能打动人。

3.修改阶段

商务英语写作在修改阶段，力求句子简洁明了，段落清晰完整如上文所述。

完成商务英语写作过程在商务写作中，还应注意所选词语的礼貌性，讲话要婉转客气。的第一阶段是写出高水平商务英语的前提。提高商务英语写作能力的关键是把握商务英语写作的三个基本原则-简洁、准确、完整以及商务活动应遵循的语用策略-礼貌、合作。总之，商务英语的文体决定了商务英语写作的基本原则;简洁-才能提高效益;准确-才能避免延误;完整-才能显示逻辑思考能力。

由于教育背景和工作经历的不同而写作风格各异，但他共同遵循的写作宗旨是明晰扼要，其商务文稿要力求开门见山，扣住主题，思路清楚，层次分明，内容具体而完整。现代商业写作做到这些还远远不够。要走出写作风格的误区:一是避免使用套话。二是少用大词多用小词。用简单的言词交流思想，使人感到亲切，书面语向口语化过渡。然而写作的口语化并不意味着要用俚语或行话，因为它们的用法是有局限性的，很难用得恰到好处，弄不好让人感觉随意无礼，容易产生费解和误解。时代的发展变化促使语言更新由繁到简，这不免引起一些人的抱怨，他们认为这是“稀释”了英语。竞争如此激烈的社会，人们惜时如金，那个人会愿意听您咬文嚼字，仔细去揣模字里行间的文学色彩，欣赏书面语措词如何地道。

由上可见，不同文体的英语语言有不同的使用标准、礼貌标准以及传达含义的约束化表达方式，只有了解和掌握现代商务英语词汇的文体特征和应遵循的要求，才能处理好对外业务往来中的各类商务写作，使相关业务顺利开展下去。

商务有文而成长，管理因案而规范

和说相比，写是更见真功夫的，也是要下更多功夫的。商务文案写作向来是让职场人士头疼的难事，也是很多稳健者、成功者、腾达者的强项优势。读了李玉珊老师的《商务文案写作》，很为如今的大学生高兴，为他们有了如此实用的职场实用工具而高兴，我相信青岛滨海学院的学生们就更是幸运了，因为和其他的读者相比，他们还能在李老师的课上感受到更生动的精彩与细节！ --- 国家商务策划师资质认证管理专家委员会副主任 万钧

第一章商务文案写作基础

学习目标

主要内容

本章小结

自学目标：了解商务文案的概念、作用、特点

掌握商务文案写作规范

了解商务文案写作的基本要素及思路

能力目标：自学《有限责任公司章程》，能够设立“模真”公司----×ד有限责任公司”。

1)We have (take) pleasure in informing you that......

兹欣告你方......

2)We have the pleasure of informing you that......

兹欣告你方.....

3)We are pleased (glad) to inform you that......

兹欣告你方......

4)Further to our letter of yesterday, we now have (the) pleasure in informing you that......

续谈我方昨日函, 现告你方......

5)We confirm telegrams/fax messages recently exchanged between us and are pleased to say that......

我方确认近来双方往来电报/传真,并欣告......

6)We confirm cables exchanged as per copies (cable confirmation) herewith attached.

我方确认往来电报,参见所附文本.

7)We learn from Messrs......that you are interested and well experienced in ......business, and would like to establish business relationship with us.

我方从...公司获悉,你方对...业务感兴趣且颇有经验,意欲与我方建立业务关系.

8)Although no communication has been exchanged between us for a long time, we trust that you are doing well in business.

虽然久未通讯,谅你方生意兴隆.

9)Although we have not heard from you for quite some time, we hope your business is progressing satisfactorily.

虽然好久没接到你方来信,谅业务进展顺利.

10)We have pleasure in sending you our catalog, which gives full information about our various products.

欣寄我方目录,提供我方各类产品的详细情况。

11)We are pleased to send you by parcel post a package containing...

很高兴寄你一邮包内装...

12)We have the pleasure in acknowledging the receipt of your letter dated...

欣获你方...月...日来信.

13)We acknowledge with thanks the receipt of your letter of...

谢谢你方...月...日来信.

14)We have duly received your letter of ...

刚刚收悉你方...月...日来信.

15)We thank you for your letter of ...contents of which have been noted.

谢谢你方...月...日来信,内容已悉.

16) Refering to your letter of ......we are pleased to ....

关于你方...月...日来信,我们很高兴...

17) Reverting to your letter of ...we wish to say that...

再洽你方...月...日来信,令通知...

18)In reply to your letter of ...,we...

兹复你方...月...日来函,我方...

19) We wish to refer to your letter of ...concerning

现复你方...月...日关于...的来信

20) In compliance with the request in your letter of ... we...

按你方...月...日来函要求,我方...

一、写作要领

考生无论遇到哪一类试题，都要仔细审题，根据题目的要求确定文章的类型和中心内容，并对你自己熟悉的、可写的内容进行筛选、整理、规划、列出提纲，这是很重要的一步。提纲列好后，要围绕提纲内容展开说明自己的观点和结论，不要在写作时抛开提纲。一篇好的作文应该具备以下5个方面：

(1)内容切题，主题鲜明。

(2)表达清楚准确，条理清晰。

(3)结构完整，衔接流畅自然。

(4)句法正确多样。

(5)用词恰当丰富。

二、方法与步骤

1．提纲

提纲是写作一篇文章的详细计划、安排。提纲准备的目的是：

(1)计划要写什么。

(2)文章的思想的表达顺序。

(3)如何安排段落。

(4)使写作从头到尾围绕主题进行。内容一般用短语和词。主题、副题表达先后顺序，要用数字标明。提纲内容的安排是写作一篇好文章的关键。

2．依据提纲写作

(1)初稿

在完成提纲安排后，动笔写作的第一步是打初稿，在写初稿时要争取做到心中有数，胸有成竹，经过反复练习后，能够按照提纲安排落笔成文，一气呵成。如果突发奇想，也可修改提纲，顺理成章，但切忌偏离正题。在初稿写作时要有意识加大行距，为文章的修改留有余地。

(2)定稿及修改方法

在完成初稿后，修改是必不可少的过程。修改文章要注意以下几点：

①内容是否切题，论点是否鲜明，论证是否合理、严密。

②段落衔接时过渡使用是否合理，语句是否通顺、有没有语法错误，用词是否恰当。

③拼写是否正确，标点符号、大小写是否有错误，有无其他笔误。

1.商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点：

简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

准确

而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

朴实

所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

庄重

所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要，但是却往往被大家所忽视。

2. 商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：

主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面，应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。

材料

好的商务文书不是一蹴而就，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。在材料方面，应该遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。

结构

好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重、表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

Communicating in English effectively is essential in todays global economy.

在今日全球化的经济环境下，有效地用英语交流已经变得至关重要。

But conveying your ideas clearly is a skill that needs to be learnt. Too often people simply copy the style of their co-worker and especially their superiors as they think this "good English". You see examples in your in-box every day - emails that are difficult to understand and that you need to read over and over again to get the message.

然而如何清晰地表达你的想法却是门大学问。太多时候人们只是简单地照抄他们眼中同事，尤其是上级写出来的“漂亮英语”。你每天都能在收件箱里看到很多例子——那些难懂的需要你读好多遍才能理解的邮件。

A big mistake is to pad out your writing with unnecessary words and phrases. Remember that the purpose of your writing is to communicate your ideas clearly.

一个巨大的错误就是用一些不必要的单词和词组让你的文章变得冗长。你要牢记你写作的目的是为了更清晰地交流你的想法。

Always try to reduce the number of words in your sentences and avoid lengthy phrases that can be replaced with a shorter alternative. Here are some examples:

总是尽可能减少你句子中使用的字数，避免使用可以用更短的词代替的长词。以下是一些例子：

*Instead of "prior to" use *before*

用“before”代替“prior to”

*Instead of "subsequent" use *after*

用“after”代替“subsequent”

*Instead of "in order to" use *to*

用“to”代替“in order to”

*Instead of "in the event that" use *if*

用“if”代替“in the event that”

*Instead of "with reference to" use *about*

用“about”代替“with the reference to”

*Instead of "state of the art" use *latest*

用“latest”代替“state of the art”

*Instead of "due to the fact that" use *since*

用“since”代替“due to the fact that”

*Instead of "not later than 2pm" use *by 2pm*

用“by 2pm”代替“not later than 2pm”

*Instead of "at the present time" use *now*

用“now”代替“at the present time”

Remember about organisation as well. Use topic sentences to indicate what each paragraph is about. In addition, keep your emails short. No one likes to read an email 10 paragraphs long!

同时也要记得文章有组织性。第一句话就要开门见山地点出你每一段要讲什么。除此之外，要控制你邮件的长度。没人想读一条长达10段的邮件。

By using simple words and easily understood phrases you can improve the clarity of your message no end.

通过使用简单的单词和易懂的词组，你就能最终提高你信息的清晰度。

使用第一人称而不用无人称句子

Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall job satisfaction."

错误示例：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。

Right: "I want to enjoy working here. Ill bet you do, too."

正确示例：我想要享受在这儿工作。我相信你也是。

使用生动的语言而不是陈词滥调

Wrong: "This action item calls for out-of-the-box thinking."

错误示例：这项任务要求大胆开阔的想法。

Right: "If youve got an idea that youre afraid might be half-baked, lets consider it anyway."

正确示例：如果你有一个想法，那你担心会中途流产，没关系先考虑再说。

不要重复自己说的话

Wrong: "This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process."

错误示例：这个培训项目能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。

Right: "This program teaches the best marketing tricks."

正确示例：这个项目能教会你最好的营销手段。

用名词和动词而不是形容词和副词

Wrong: "We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems."

错误示例：我们推出了一款令人振奋的、全新的产品，它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。

Right: " This product will help you turn prospects into customers in less time."

正确示例：这款产品能够帮助你在较短时间内开拓新用户。

展示证据而不是观点

Wrong: "We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople."

错误示例：我们有最好的服务，最值得信赖的产品和最友善的销售人员。

Right: "We won the XYZ best service award. Twice."

正确示例：我们赢得了XYZ最佳服务奖两次。

话题作文重视学生创造性潜能的开发，重视学生个性的培养与发展，重视培养学生观察、感受、思考生活的意识。但我们许多同学，每当写到话题作文时就犯愁：或者咬碎笔头，就是无话可说；或者勉强写之，常常是开了头，就煞了尾。为什么会有这样的苦恼呢？关键是“无米下锅”。

因此，应首先解决无话可说的问题，好比做米饭，有米才能做出米饭来，所以米是做饭的关键。常言道，“巧妇难为无米之饮”，讲的就是这个道理。

从什么地方找“米”呢？散文大家秦牧说过：“一个作家应该有三个仓库：一个装生活中得来的材料；一个装间接材料，即装书籍和资料中得来的材料；另一个装日常收集的人民语言。有了这三种，写作起来就比较容易。”秦牧是对作家创作提出的要求，但同样适用于我们的话题作文写作。其实，这三个仓库实际上就是两个大仓库，一是直接生活仓库；二是间接生活仓库。说到底也可以说是只有一个仓库，因为书本上的材料原本也是来自生活，在书本和生活的基础上进行的想象和加工也源于生活。所以，正如我们常说的：生活是创作的源泉。可能有一些同学会说，我不也天天处在生活中，为什么就发现不了可以用来写作的“米”呢？

常言道，留心处处皆文章。高尔基在谈自己的写作体会时说过，他从16岁开始，就是一个别人私语的旁听者。这话很有深意，它告诉我们，只有做生活的有心人，时刻关心生活，投入生活，才能真正拥有生活。话题作文就要求我们根据话题的要求，通过对过去众多生活经历进行电影式的回忆、筛选和比较，分层分类选择材料，找到话题的切入点，从而逐步确定典型事例，更好地表达话题应包含的思想意义。如以《网》为话题，现实生活中，存在着各种各样的网，有有形的网，如蜘蛛网、鱼网、铁丝网……有无形的网，如关系网、法网、互联网……只需你留心生活，各种各样的“网”就可信手拈来。而我们有的同学把自己封闭在狭小的圈子里，对班级里的人和事，对外面的火热生活视而不见，充耳不闻。这样一来，肚子里空空如也，当然到作文时只会咬笔头，怎么也“生”不出文章来了。

多留心，是找“米”下锅的首要条件，但只有这一点还是不行的，还必须多观察、多思考。观察是认识事物的基本方法，只有时时处处对周围的事和人不断地观察，才能获得大量的感性材料，才能为自己的作文提供不尽的源泉。这就需要培养自己的观察习惯，把观察到的东西记录下来，而身边的人和发生的事，不同人的从不同的角度观察，就会得出不同的结论，这样就能做到把“人人心中有，人人笔下无”的东西写出来。如以《渴望》为话题，不少学生都局限在“渴望减轻学习负担”、“渴望有优秀的成绩”等这些狭小的圈子中。如果拓展思路，挖掘平时生活中观察到的现象，就可以以环保为背景，写“渴望草地”等。

有些同学说，我平时也不是没有观察，只是观察了也找不出好的东西。不错，你是观察了，但你分析了没有？思考了没有？对观察的材料不加以分析，不加以思考，那么，你的观察肯定是没有意义的。如果停留在一般地看看，就不能称之为观察。观察观察，不但要观，还要察，不但要看到事物的表象，而且要深入到事物的内部。因此，真正的观察是伴随着思考进行的。如以《茶杯》为话题，通过对茶杯外形、功用的观察，深入思考，就可联想到茶杯有更深层次的内涵，可以从茶杯既有默默无闻、无私奉献、宽容大度、宠辱（冷热）不惊、一专多能等优点，也可从容易骄傲自满、脆弱易碎、不讲原则什么都装等缺点来写。总之，对生活思考得越多，感受就越深。习作时话题的角度就新，记叙就具体，描写就生动，抒情就真切，议论就适当。这样写出来的话题文章才能出新彩，胜人一筹。

虽说我们学生每日局限于家庭与学校的两点一线中，但可供用来写作的素材，就像是一座座小金矿，用什么样的方法来打开这一座座金矿呢？就必须对生活多留心，多观察，多思考。多留心就要求我们关心生活，热爱生活；多观察就能挖掘出生活的矿藏；多思考就能不断擦出写作的火花。开放性的话题作文，它的最大的优点是让所有习作者都有话可说，都能找到感兴趣，熟悉的东西。因此，要力图将自己对生活的独创思考，读书的广泛收获与所要写的话题勾连上，从而写出扣题、生动、深刻的文章来。

正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分;而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”。也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

在今日全球化的经济环境下，有效地用英语(精品课)交流已经变得至关重要。

然而如何清晰地表达你的想法却是门大学问。太多时候人们只是简单地照抄他们眼中同事，尤其是上级写出来的“漂亮英语”。你每天都能在收件箱里看到很多例子——那些难懂的需要你读好多遍才能理解的邮件。

一个巨大的错误就是用一些不必要的单词和词组让你的文章变得冗长。你要牢记你写作的目的是为了更清晰地交流你的想法。

总是尽可能减少你句子中使用的字数，避免使用可以用更短的词代替的长词。以下是一些例子：

Instead of "prior to" use *before*

用“before”代替“prior to”

Instead of "subsequent" use *after*

用“after”代替“subsequent”

Instead of "in order to" use *to*

用“to”代替“in order to”

Instead of "in the event that" use *if*

用“if”代替“in the event that”

Instead of "with reference to" use *about*

用“about”代替“with the reference to”

Instead of "state of the art" use *latest*

用“latest”代替“state of the art”

Instead of "due to the fact that" use *since*

用“since”代替“due to the fact that”

Instead of "not later than 2pm" use *by 2pm*

用“by 2pm”代替“not later than 2pm”

Instead of "at the present time" use *now*

用“now”代替“at the present time”

同时也要记得文章有组织性。第一句话就要开门见山地点出你每一段要讲什么。除此之外，要控制你邮件的长度。没人想读一条长达10段的邮件。

通过使用简单的单词和易懂的词组，你就能最终提高你信息的清晰度。