公文处理与写作模版【精选11篇】

(1)建议信

Dear ________,

I’m very ___________ to know / learn that __________. I am writing to voice my suggestions / proposals / views concerning _________. In my opinion,_________. On the on hand,__________. On the other hand,__________.

As to _________, I would like to suggest / recommend that __________, because __________. It would be __________. In addition,___________. I am sure that __________.

Please inform me of your feedback on __________. I am looking forward to __________.

我是靠GMAT的，本人水平实在很菜，但拿到成绩单后竟然有6分，真是FT，主要归功模版，我的模版主要是借鉴一个6分大牛的，和各位XDJM分享ISSUE:

Recently there is a debate over whether…..Some people assert that.., while other people believe that…As a matter of fact, the issue of whether….. is a complex and controversial one. Different people hold different views due to their distinct backgrounds. Therefore, there is not a universal answer to this question, and whether one choice takes precedence over the other may quite depend on the specific situation. The decision, nevertheless, is not an easy one to make. Actually, the final judgment should rely on a case-by-case analysis. As far as I am concerned, however, I agree that…. , and do not agree that….. My view can be greatly substantiated by the following discussions.

The first argument that can be presented to develop my position is that…A good example may be found in the case that…Under this circumstance, it is obvious that….

In addition, there is another reason for me to choose this statement. The reason is not far to seek…. To illustrate, let us consider that…Hence, another equally important aspect is that….

Admittedly, it may be true that…. in some conditions. However, this alone does not constitute a sufficient support to claim that….,Actually, these cases are rare and therefore are too specific and too weak to strengthen the view that…When the advantages and disadvantages of x and y are carefully examined, the most striking conclusion is obvious that…

To sum up, due to the above mentioned reasons, which sometimes correlate with each other to generate an integrate whole and thus become more convincing than any single one of them, we may be comfortable to say that…., because….

ARGUMENT

In this argument, the author concludes that…To support his conclusion, the author points out that…. In addition, the author reasons that…Further more, he also assumes that…. At first glance, the author’s argument appears to be somehow appealing, while a close examination will reveal how groundless it is. We do not have to look very far to see the invalidity of this argument. This argument is problematic for the following reasons.

In the first place, this argument rests on a gratuitous assumption that…. The author unfairly assumes that…. However, the assumption is questionable because the author provides no evidence to support this argument. The arguer fails to takesintosaccount other facts that might contribute to the result that…….. It is likely that ,……………..; it is also likely that…………………………Any of these scenarios, if true, would show that………………….. (72) Therefore, this argument is unwarranted without ruling out such possibility.

In the second place, the argument commits a logic fallacy of“after this and therefore because of this”. In no case can the mere fact that…be cited as evidence to support the assumption that there is a causal-effect relationship between A and B. Moreover, that just because B can be statistically correlated with A does not necessarily mean that A is the cause of B. In fact, the author has obviously neglected the possibility of other alternative facts such as…, or…may contribute to a certain extent to B. It may be only a coincidence that……. Unless the author can rule out other factors relevant to…, this assumption in question can not be accepted.

In the third place, the evidence that the author provides is insufficient to support the conclusion drawn from it. One example is rarely sufficient to establish a general conclusion. Unless the arguer can show that A1 is representative of all A, the conclusion that B…is completely unwarranted. In fact, in face of such limited evidence, it is fallacious to draw any conclusion at all.

In the fourth place, the argument has also committed a false analogy fallacy. The argument rests on the assumption that A is analogous to B in all respects, and the author assumes without justification that all things are equal, and that the background conditions have remained the same at different times or at different locations. There is, however, no guarantee that this is the case. Nor does the author cite any evidence to support this assumption. Lacking this assumption, the conclusion that…is entirely unfounded. In fact, it is highly doubtful that the facts drawn from B are applicable to A. Differences between A and B clearly out weight the similarities, thus making the analogy highly less than valid. For example, A..., however, B.... Thus, it is likely much more difficult for B to do....

In addition, the conclusion unjustifiably relies on the poll while the validity of the survey itself is doubtful. The poll cited by the author is too vague to be informative. The claim does not indicate who, when, how and by whom the survey is conducted, neither does it mention what is the sample size, or how the samples are selected. Until the

熟悉公文的基本格式

公文写作和文章写作有着千丝万缕的联系，但二者也有着极其大的差别，公文写作非常注重写作的格式，因为公务文书有一个显着的特征--规范的体式。这也就给广大考生提供了一个明确的信号，在复习备考公文写作题时一定要注意公务文书的基本格式，比如公务文书的三大组成部分(眉首、主体、版记)以及每个部分中所包含的一些基本要素(如：发文字号、标题、主送机关、成文日期、附件等)。尤其要注意每一个部分的特别之处，比如发文字号的书写格式，标题的书写规范，成文日期的书写规范以及位置要求等等，掌握好了这些基本的格式要求之后，我们写作的公文就做到了“形似”。

熟悉每个文种的例文

有人说过这样一句话：“天下公文一大抄”，这句话或许存在一定的夸大成分，但更多地是给我们提供了一个备考方略--通过熟悉例文掌握公文写作。在熟悉了公文的基本格式以后我们能做到“形似”，但是要让写作的公文更加符合题目要求，得到更高的分数，考生在写作公文时还要让公文符合特定文种的一些基本特点，在形似的基础上做到特色突出。而要突出特色就要对每种文种进行深入的了解，熟悉例文是深入理解具体文种特色的最直接有效地途径。

注意特殊用语

公文写作过程中注意了前面两个方面，可以保障写出的文章没有形式上的错误或者问题，但要想得到高分特别是要和其他考生拉开差距更多地是要做到“神似”，这时候就要注意每种文种的特殊用语，比如请示的结束语使用错误就很容易形成扣分点，把“妥否，请批示”写成“妥否，请批准”，一字之差，语气就有天壤之别，得分也会有非常明显的差距。所以在备考公文写作的过程中一定要注意公文当中的特殊用语，这是公文达到神似的基础要求。

注意语言风格

许多考生在备考公文写作时也注意写作训练，希望通过多写多练来提高分数，这种做法值得表扬，但是在写作训练时一定要注意公文写作的文体要求，即公文的表达方式和语体特征。公文的表达方式包括叙述、说明、议论，以说明为主，在公文写作过程中一般不会使用抒情的表达方式，而有些考生在写作公文时神采飞扬，大发感慨，这样就违背了公文写作在表达方式上的要求;公文的语体特征是准确、简明、庄重、得体，一般不会出现网络流行词或者是新闻式的词语，而有些考生为了体现自己的与时俱进，在写作公文时大量使用时髦词语如“亲”“给力”等等，则违背了公文在语体特征上的要求。所以在写作公文时一定要使用规范的语言，或者使用“官方”语言，这样才会让我们写作的公文更加符合公文的“神”，也才更加符合考试的要求，也才能获得高分。

一、公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。

二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

三、公文写作的主要特点表现在六个方面：

(1) 被动写作，遵命性强。

(2) 对象明确，针对性强。

(3) 集思广益，群体性强。

(4) 决策之作，政策性强。

(5) 急迫之作，时限性强。

(6) 讲究格式，规范性强。

四、公文写作的基本要求是：

(1) 要保证公文内容在政治上的正确性。

(2) 要实事求是，在业务上符合客观规律。

(3) 在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。

(4) 公文起草要符合统一规定的体式与程序。

(5) 要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

五、公文写作的一般步骤和方法是：

(1) 明确发文主旨。

(2) 收集有关材料。

(3) 拟出写作提纲。

(4) 认真起草正文。

(5) 反复检查修改。

六、公文写作人员的素质修养主要体现在五个方面：

(1) 政治素质好。

(2) 有一定的政策理论水平。

(3) 熟悉业务和机关工作情况。

(4) 有较宽的知识面。

(5) 有较好的文字功底。

七、公文写作人员加强修养应从三个方面着手：

(1) 完善自我，勇于创新。

(2) 博览群书，增长知识。

(3) 深入实践，勤学苦练。

合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

行文规则

可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。

行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。

1. To cherish the enviroment is to love ourselves.

爱护环境就是爱护我们自己。

2.Water is the source of ourlives

水是生命之源。

3.I make an urgent appeal that measures should be taken to cope with the situation

我急切呼吁应该采取措施改变现状。

4.Our government is doing its best to take measures to fight against pollution.

我们政府正努力制定措施与污染作斗争。

5.We are sure that well win the battle.

我们坚信我们能赢得战斗。

6.Its high time that we should protect our enviroment from being polluted.

是时候我们应该防止环境污染了。

7. Keep our mountains green，the wate clean，and the sky blue.

使我们山更绿，水更清，天更蓝。

8.However，natural resources are not inexhaustible.some reserves are already on the brink of exhaustion.

然而自然资源并不是无穷无尽的，一些储量已经到了穷尽的边缘。

9.If we do something with no thought for the furture . The later generation would be in danger.

如果我们不为将来考虑，后代就会受到威胁。

10.Our earths days are numbered without urgent help.

没有及时的帮助我们的地球就屈指可数了。

11(Sth.)are bound to generate severe consequences if we keep turning a blink eye to them.

如果我们继续睁一只眼闭一只眼的话，……一定会有恶劣的后果。

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述;②单一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。

语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

公务员，作为政府工作部门的一员，公文写作及处理是其必备的一项技能。公文写作是一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。公文写作人员应当具有良好的政治素质、明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力、。严守纪律，严守保密制度，有一定的政策理论水平。常用的公文写作文种有：报告、请示、批复、命令、决定、议案、指示、意见、公告、通告、公报、通知、通报、函、会议纪要、条例、规定等，它们性质不同，各有特定的适用范围。

国家公务员应当掌握的公文写作的文种选择格式、规范公文写作要则、用语规范与写作技巧：

公务员在工作中可能遇到的公文写作的文种会有很多种，而以下所论及的19种是最为常见的，对各种文种的写作要则、用语规范及写作技巧会一一论及：

1、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类：呈报性报告和呈转性报告。写作时要求情况属实，中心要明确，条理清晰。陈述问题要清楚扼要，表达观点要精练清晰，语言要简洁朴实。标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。

2、请示

请示是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，不搞多头请示，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式；正文多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请速审核批示”、“以上请示当否，请批示”等。正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。写作请示理由要充分有力，具有说明力，引起上级重视，促使问题及时解决。同时要注意行文的语气，选项用词语要分寸得当。

3、批复

要先回答后批复、态度要鲜明，措辞要明确、要及时批复。

4、计划

计划是指为实现一定时期的目标决策，制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。在写作时应注意：要讲究方针政策性，要有全局观念，要走群众路线，规定要明确具体。总之，要把握好计划的三要素：制订计划的依据，制定计划的目标，实施计划的细则。

5、命令

命令的内容单一、一文一事，篇幅较短。命令结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

6、决定

标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。正文一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。决议在内容上，侧重于对重要事项的决策；在文字表达方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。

7、议案

标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成。正文要说明提出议案的理由及具体内容。议案审议表格一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

8、总结

总结是对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结，包括综合性总结和专题性总结。标题最常见的有陈述式、论断式、概括式；正文由前言、主体、结尾三部分组成；结尾概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。总之要：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二、实事求是，条理清楚、用语准确，忌空泛、忌笼统、忌夸张、忌虚假。

9、指示

标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成。正文：一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。

10、意见

正文一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。

第五章公文概述

一、公文的概念

公文是党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中使用的，具有法定效力和规范体式的文字书面材料。它是各机关单位依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文有广义和狭义之分。广义的公文泛指各单位常用的应用文，种类繁多，大至总结、计划，小至条据、便函。狭义的公文也就是法定的公文，专指党中央办公厅、国务院和军委办公厅所规定的正式的文种。我们这里指的是狭义的公文，着重介绍国务院所规定的公文。

二、公文的种类

为适应文书处理上的不同需要，公文有多种分类方法。不同的分类方法，产生不同的分类结果。

(一)按行文关系分类

按行文关系分，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。

1.上行文，指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告等。

2.下行文，即自上而下的行文，指机关单位对其下属单位的发文。如批复、通知、决定等。

3.平行文，指平行机关或不相隶属机关(即没有领导或业务指导关系的机关)之间的行文，如函。

(二)按机密性质分类

根据文件的机密性质，可分为绝密文件、机密文件、秘密文件三类。

1.绝密文件，指涉及国家核心机密内容的文件，一旦内容泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

2.机密文件，是涉及国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。

3.秘密文件，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。

(三)按办理时间分类

根据文件的办理时间要求，可以分为特急件、急件、平件三类。

1.特急件，是要求在最短的时间内以最快的速度处理的文件。

2.急件，是要求在确定的时间内处理完毕的文件。

3.平件，是没有特别时间要求的文件。

(四)按处理要求分类

按文书处理要求，可分为参阅性文件和承办性文件。

1.参阅性文件，指不需要办理，供沟通情况和工作参考的文件。

2.承办性文件，指需要某机关和部门具体办理的文件。

(五)按文件作用分类

根据文件所起的作用不同，还可以分为规范性文件、指挥性文件、报请性文件、公布性文件、记录性文件等。

1.规范性文件，如党务公文中的条例、规定。

2.指挥性文件，如命令、指示、决定、决议等。

3.报请性文件，如请示、报告、议案等。

4.记录性文件，如会议纪要。

(六)按制发机关分类

根据公文制发机关的性质和使用范围，可分为党务公文、行政公文和军用公文。根据中共中央办公厅1996年颁发的《中国共产党机关公文处理条例》，党务公文有14种;根据国务院2000年颁发《国家行政机关公文处理办法》，行政公文有13种;根据中央军委办公厅2006年颁发的《中国人民解放军机关公文处理条例》，军用公文有12种。详见下表：

三、公文的特点

(一)策令性。公文是传递治理国家策令的，它担负着其他文体不能也不允许担负的使命。在阶级社会，公文的内容是阶级利益的体现，直接反映了国家政权的政治态度和根本利益。

(二)严密的程式性。公文具有一定的格式，这种格式有的是国家规定的，有的是约定俗成的。公文的篇章结构上也有一系列的层次要求，如篇前撮要、分项标号、分层列段等。

(三)作者和阅者的特定性。公文的作者，必须是法定的作者，即依法成立并能以自己名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。公文行文的对象也是特定的。

(四)时效性。所有的公文都以成文日期为生效时间。文件时效的丧失，有两种情况：一是某一文件被新文件所替代，从新文件产生之日起原文件即行失效;二是随着客观形势的变化，有些文件的时效自然地被终止。

(五)有的公文还具有严格的保密性。涉及到国家政治、经济、军事等方面机密的公文，关系到国家的根本利益，必须严格保密。

四、公文的作用

(一)规范作用。党和国家的方针、政策、法规、规章是以公文的形式制定和发布的。一经发布生效，在有效的时间和范围内，就必须坚决执行，成为各级组织和亿万人民行动的规范。

(二)宣传作用。各级党政机关颁发的公文，可以提高广大人民群众对党和国家的路线、方针、政策的认识。

(三)联系作用。公文的往来，可以把下级机关的情况、要求及时向上反映，以利上级掌握全面情况。也可以把上级机关的意见、指示及时下达，以便指导下级机关的工作。在各机关单位之间，可以加强联系，互相配合，促进各项工作的顺利开展。

(四)凭证作用。公文是公务活动的原始记录，公务处理完毕之后，公文立卷归档，可以起到记载、凭证和查考的作用。

五、行政公文文种介绍

国家行政机关所用的法定的公文文种有13种，它们适用于不同的工作情形。

(一)命令(令)。国家机关公布性文种的一种，适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。如《中华人民共和国主席令》、《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。

(二)决定。下行文的一种，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务院关于体制改革的决定》。

(三)公告。公布性文种，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《浙江省人民政府关于打击走私活动的公告》。

(四)通告。公布性文种，适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。如《北京市人民政府关于查处违法建设的通告》。

(五)通知。下行文，用途广泛。可用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，也可用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。如《贵州省人民政府关于加强水土保持工作的通知》。

(六)通报。下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《大庆市人民政府办公室关于2005年度全市政府系统公文检查情况的通报》。

(七)议案。平行文，专用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。

(八)报告。上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《财税局关于2006年上半年工作情况的报告》。

(九)请示。上行文，适用于向上级机关请求指示、批准。如《××区关于申请改建扩建海洋博物馆的请示》。

(十)批复。下行文，适用于答复下级机关请示事项。它是根据下级机关的请示而制发的。如《××物价局关于虹苑小区普通住宅商品房价格的批复》。 (十一)意见。既可以是上行文，也可以作为下行文发文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行文具有参谋性质;出自上级机关的“意见”，虽叫“意见”，但具有指挥性质。如《××县人民政府关于进一步加强和规范农村集体资产管理的意见》。

(十二)函。唯一的一个平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时用。如国家税务局写给对外经济贸易部的《关于经援项目税收问题的函》。

(十三)会议纪要。既可作下行文，用于传达会议精神，要求与会单位遵守执行，也可作为上行文，报送给上级单位，向上级反映情况。还可作为平行文，发给平级单位，相互沟通情况用。如《全国农村工作会议纪要》。

六、公文格式

公文格式指法定文种外形结构的组织与安排。公文格式是公文保证质量和提高办事的重要手段，也是公文法定权威性和组织约束力在形式上的表现。

公文格式的组成要素有：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。具体的格式要求择要介绍如下：

(一)涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。联合行文，只标明主办机关发文字号。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。公文如有附件，在正文下一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。

(九)公文一般都要加盖印章，除会议纪要和以电报形式发出的外。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。不能标以撰稿日期。用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。标识在成文时间下一行。

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 (十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。

(十五)公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公

文用纸大小，根据实际需要确定。

公文中各要素的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。本书受书本形式及篇幅限制，所举的公文例子都没有按“标准”排版。

七、公文办理程序

公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。按照《国家行政机关公文处理办法》，公文办理程序分为发文办理和收文办理二个部分。

(一)发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。草拟，是指完成公文初稿;审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查;签发是指机关领导人对文稿最后审批;核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作;缮印是对已签发的公文定稿进行印制;校对是对文件质量的最后一次检查;用印是指在印好的文件上加盖机关印章;登记指在收文登记簿上对所发公文进行编号，记载文件的去向等;分发，是指向受文单位发送文件。

(二)收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任;登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向;审核是指文秘部门收到下级机关上报的需要办理的公文时对其是否由本机关办理、是否符合行文规则等进行审核;拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考;批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示;承办是指具体部门完成领导所布置的与该公文相关的任务;催办是指文秘部门对文件承办的情况进行督促和检查。

[思考与练习]

一、什么是公文?公文有哪些特点和作用?

二、学习《国家行政机关公文格式》，熟悉公文的格式。

三、公文的办理程序是怎样的?

四、给学生一篇上行文和下行文，要求按公文格式标准进行排版。

五、学习下列一则公文，理解公文格式的规范性要求。

关于公文印章规范用字检查情况通报

市语委各成员单位;各县(区)教育局(社会工作局);市直各学校：

我市于二〇〇六年七月对各县区、市直各单位开展了公文印章规范用字检查工作，现将检查工作通报如下：

各单位公文印章用字基本规范，公文中无使用繁体字、异体字、二简字等不规范用字情况，印章的印文均使用宋体字和国务院公布实行的简化字，符合有关规定和要求。但在检查中也发现存在一些问题，有些是带有共性的，集中体现在以下方面，希望各单位认真对照检查，及时予以纠正。

一、发文字号

发文字号中年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括起，如〔2006〕。注意六角括

对比观点题型

（1） 要求论述两个对立的观点并给出自己的看法。

1． 有一些人认为......

2． 另一些人认为......

3． 我的看法

The topic of

①-----------------（主题）is becoming more and more popular recently. There are two sides of opinions about it. Some people say A is their favorite. They hold their view for the reason of

②-----------------（支持A的理由一）What is more,

③-------------理由二). Moreover,

④---------------(理由三).

While others think that B is a better choice in the following three reasons. Firstly,-----------------(支持B的理由一). Secondly (besides),

⑥------------------（理由二）. Thirdly (finally),

⑦------------------(理由三).

From my point of view, I think

⑧----------------（我的观点）. The reason is that

⑨--------------------(原因). As a matter of fact, there are some other reasons to explain my choice. For me, the former is surely a wise choice .

（2） 给出一个观点，要求考生反对这一观点

Some people believe that

①----------------（观点一）. For example, they think

②-----------------（举例说明）．And it will bring them

③-----------------(为他们带来的好处).

In my opinion, I never think this reason can be the point. For one thing,

④-------------(我不同意该看法的理由一). For another thing,

⑤-----------------(反对的理由之二)．

Form all what I have said, I agree to the thought that

⑥------------------(我对文章所讨论主题的看法)．

阐述主题题型

要求从一句话或一个主题出发，按照提纲的要求进行论述．

１． 阐述名言或主题所蕴涵的意义．

２． 分析并举例使其更充实．

The good old proverb ----------------（名言或谚语）reminds us that ----------------(释义). Indeed, we can learn many things form it.

First of all,-----------------(理由一). For example, -------------------(举例说明). Secondly,----------------(理由二). Another case is that ---------------(举例说明). Furthermore , ------------------(理由三)．

In my opinion, ----------------(我的观点). In short, whatever you do, please remember the say------A. If you understand it and apply it to your study or work, you”ll necessarily benefit a lot from it.

数字是以“数”为基本符号，用以揭示事物发展的质与量及其联系的文字统称。由于给人以具体、准确之感，在应用文中数字往往成为真实材料的代名词。应用文要解决生活和工作中的具体问题，或描摹事物的“量”，或分析事物的“率”，或明确事物的“序”，都离不开对具体事物量与质的分析，也就都离不开数字。

如果说观点是应用文之“灵魂”的话，科学的数字表达则是应用文之“血肉”。有“灵魂”无“血肉”，“魂”无所依，反映在文章中则是内容空洞、苍白无力，这样的文章难免装腔作势、面目可憎；有“血肉”无“灵魂”，“身”无所节，写出的文章难以主题明确前后统一，甚至会成为材料的堆砌场。因此，应用文写作者不但应养成重视数字、收集数字、用真实数字说话的好习惯，还要注意在主题的引导下，讲究数字的运用方法与技巧，更好地为主题写作服务。

在应用写作过程中，我们收集和运用到的数字很多，这些数字有的反映某一事物的数量，有的反映事物的发展状态，有的说明某一类事物所占比例等等。很多人认为数字只是对事物的客观描述，形式枯燥，信息单一。其实不然，有时只要对数字作些必要的转化加工，马上就能清晰地看到作者的写作指向，让数字显示出鲜活的生命力。

（一）求和法。即根据需要对某一数字作求和计算，利用具有一定震憾力的和数，让人从不起眼的事物中看到其作用，从而达到特定的引导目的。如某公司一位职工注重节能减耗，每完成15个合格零件的生产任务就可以节约出生产一个零件的原材料。秘书部门在宣传材料中运用求和法测算出这名职工一天能为公司节约成本35元，如果每名员工都这么做，全公司一年可节约生产成本350万元。求和，让大家看到了人人节约的作用，公司很快掀起了节能降耗的热潮。

（二）平均法。平均法则反其道而行之，在有反映总量数字的情况下，对影响总量的某一要素进行平均化处理，测算出单位数值，以达到突显主题的目的。如某汽车公司宣传其能日产小轿车1000余辆，由于大多数读者不熟悉汽车行业生产的具体情况，反响平平。在接下来的宣传中作者加上了“平均每1.2分钟就有一辆轿车出厂”的字眼，读者很快就对该厂的生产能力产生了兴趣。笔者的一位学生曾写了一则新闻稿，报道其所在单位年实现利税800多万元。由于该单位是一家县属小单位，知名度不高，800万元的体量也不算大，很难引起人们的注意。笔者了解到该单位只有40余名职工，劝其改为“人均实现利税20多万元”。该新闻稿马上被采用并直接以“××单位人均实现利税20多万元”为题。可见，平均法用得好，具有化平淡为神奇的功效。

（三）比较法。俗话说不比不知道，一比吓一跳。将反映事物某一特性的数据与同类事物或与自身的过去水平相比较，是人们分析事物优与劣、好与坏的重要方法。当然，应用文写作的目的绝不是简单地争高低长短，高明的写作者往往会在不经意间用比较法达到特定的写作目的。如某公司因多名工人投诉工资过低，被政府相关部门责令写出检查报告。该公司在报告中写道： “本公司一线员工人均月工资××××元，比全市平均水平低15元，但比市政府规定的最低工资标准高出560元。从××区来看，本公司的工资水平高出全区工资水平361元，在区属企业中居前5名。”这段话中，写作者通过四次数据比较，在承认自身不足的同时，不经意间宣示了自身的成绩，而将工资水平偏低的责任归结为区域经济发展不平衡，大大减轻了自身的责任。

（四）借用法。有时为了形象地说明或挖掘某一数字的内在含义，需要借助其他事物配合说明，以达到变抽象为具体、变隐性为显性的目的。如辽宁阜新市50多年来累计生产煤炭5亿多吨，为国家的建设和发展作出了重要贡献。由于绝大多数读者对“5亿吨”这一概念没有认识，也无法深刻体会到作者的写作用意。作者就借用卡车这一大家熟悉的事物交代：如果用60吨的卡车装，阜新产的煤可以绕地球赤道四圈多。这里，小小的借用手法，赋予了这两个不起眼的小数字如此大的魔力，让读者瞬间了解了阜新的付出与贡献！

（五）延伸法。所谓延伸法，是指利用思维的延伸性，从某一数字指向的事物出发，根据写作目的适当地展示其功能、作用和影响，从而让人们对某事物有更清楚的认识。比如：很多人一年之中要用掉数十粒钮扣电池，而一粒小小的钮扣电池可污染600立方米水，相当于一个人一生的饮水量。这里，作者从钮扣电池出发，作了两次延伸，一是将一粒电池与600立方米被污染的水进行关联，二是将600立方米被污染的水与人的生活联系起来，让人真切地感受到了废旧电池污染的严重性，令人警醒。

（六）模糊法。一般来说，数字的准确性与模糊语言的不确定性是相矛盾的，二者不应当关联在一起。事实上，应用写作中某些数字在必要时必须作模糊处理。一是某些数字本身不确定或无法确定时，用模糊数字恰恰是最科学的表述。如某单位在一份材料中向上级汇报该单位有92.6%的同志参加了农村对口帮扶活动。上级在审核中发现，该单位共有56名职工，按92.6%计算，应当是51.856人参加了扶贫活动。而扶贫活动参加者应是有一个算一个，何来的0.856人呢？由此，对材料的真实性提出了质疑。其实，该单位只是近90%的人参加了这一活动，过分追求所谓精准反而适得其反。二是为了特定的表达需要，有时需要有意用模糊语言代替准确数字。如某公司刚刚有四位同志因工作大意给公司造成了一定损失，公司已作出相关处理，四位同志对此也有深刻认识。如果领导在职工大会上强调责任意识时，还说有四位同志如何如何，会给人一种揪人辫子不放手之嫌，同时也会给这四名同志增加压力。此时，用“少数”“个别”这一类模糊词语代替“四”字更有批评的艺术性。

根据需要对数字进行转化有利于单个数字更好地发挥作用，但遇到有不同层次、不同性质的多个或多组数字时，仅靠简单的转化往往难以达到理想的效果。这时需要作者从写作目的出发，分析不同性质数字的作用，按一定逻辑关系对数字统一布局，通过数据之间的相互关系揭示事物的发展规律，从而实现写作目的。

（一）点面结合，在综合分析中反映事物的发展全貌

这里所说的“点”与“面”是借助数学的说法，指代写作视域内不同性质的数字。“点”指那些反映某一方面事物或事物某一方面的数字， “面”则指反映事物整体或全貌的数字。

就相互作用而言，“面”由“点”生，也就是说反映“面”的数字是由反映“点”的数字汇总而来的；“点”能证“面”，即有了“点”上的数字支撑， “面”上的数字才有根基，可信度才高。因此，应用写作在数字运用上强调点面结合，不仅是要让读者在不同层面上全面了解事物，还要便于读者确定、分析这些数字中蕴含的信息。

以总结为例，如果我们反映某单位一年的工作成绩，既要用数字交代单位取得的总体成绩，也要分析不同部门的发展情况和主要发展指标完成情况。这样，读者才能对该单位的工作成绩有比较全面的了解。

（二）由面析点，在典型分析中反映事物的发展差异

点面结合固然能让人们对事物有一个整体认识，但这还只是一种平面的、静态的认识，不能明显地看到事物间的差异。事实上，事物的发展在不同单位、不同阶段总是存在着这样那样的不平衡，只有分析出这种不平衡才有利于我们找到影响事物发展的原因，有针对性地改进。因此，在应用写作过程中，有时需要从已掌握的“面”上的数字出发，选择一个或若干个“点”进行剖析，通过解剖麻雀，分析事物发展不平衡的现状及其原因。

例如，“2012年，公司实现利润1080万元，但各分公司发展不平衡。其中×××分公司实现利润320万元，占29.60/0；×××分公司在规模相近的情况下仅实现利润51万元，不及总量的5%。”这段话中，作者从单位整体效益出发，选择效益最优和最差的两个二级单位进行分析，配以适当的修饰词，鲜明地指出了二者间的差异。不着一字，但一褒一贬的倾向表现得十分清楚，引导人们去了解、分析原因。

（三）积点成线，在动态分析中反映事物的发展轨迹

在应用写作过程中，有时需要揭示事物的发展过程和发展规律，不能只是静态和孤立地理解和处理数字，而需要对某些数据进行连续收集和动态分析。一般来说，某一数据的变化总是受到一定内外因素的影响。1如果我们将这些影响数字变化的因素与数字本身的变化放在一起动态分析，就会清晰地呈现出事物的发展轨迹，收到意想不到的效果。如“近年来，公司狠抓产品质量，残次品率不断降低。2010年，公司决定对各分公司的残次品率进行单独考核，当年残次品率从上一年度的7%降为6%；2011年，公司出台了新的绩效考核体系，将残次品率纳入职工个人工资绩效考核体系，残次品率降为3%; 2012年初，公司针对产品生产质量中存在的问题，开展了技能比武活动，至8月份，残次品率已降至1%，产品质量提升明显”。这段话将公司采取的措施与相应的成绩联系起来分析，直观地揭示了公司产品质量提升的轨迹和相应措施的效果，并在不经意间展示了公司执着追求质量的形象。数字的灵活运用在这里再次展示了威力。

（四）多点对比，在比较分析中反映事物的发展状态

出于特定的写作目的，有时还需要以某一数据为基点，采用多点对比的方法对数字进行比较分析。通过分析，可以进一步看到这一数据所代表的事物的地位与发展状态，从而对事物作出客观评价。如“本校2012届毕业生一年后的就业率为98.75%，高出同类院校平均水平近8个百分点，高出本校2011届毕业生2.5个百分点；毕业生月平均工资2853元，比上一年度的2954元低101元，但高出区域内同类院校287元”。在这段话里，写作者以本校目前的相关数据为基点，与本校历史数据和兄弟院校数据进行纵向和横向两方面对比分析，清晰地揭示了该校毕业生的就业质量，简洁明了，传播效果很好。

当然，我们说多点对比，并不排除只选择一个有典型意义的数据进行简单对比分析的做法，但选择多个点对比分析才有利于立体地分析事物，科学地进行定位。在比较对象上，可以在单位内部比，也可以选择同行比，还可以与权威部门的统计数据比；在比较方法上，可以横向对比、纵向对比甚至可以环比。

（五）分解归并，在系统分析中反映事物的发展联系

从系统论的角度看，某一写作视域里的相关事物之间存在着一定的逻辑联系，构成了一个相对完善的系统。那么，数字作为对事物的一种描述，也在发挥着作用，也具有一定的系统性。我们要写好应用文，就需要对这些数字作逻辑归并或分解，揭示事物之间的关系，找到事物发展的客观规律。

应用文写作中出现最多的是总分、因果等关系。总分关系除前面所述的点与面的关系外，还有一种是目标与具体任务之间的关系，需要我们利用分解的方法处理。如我们要布置某项工作，就需要将总体目标分解，分项目、分单位、分指标落实到每个单位、每个员工和每个时间段，这就是对数字的分解处理。如果数字的类型过多，就有必要制作成图表，以增强直观性。

这里所说的因果关系不是严格逻辑意义上的因果关系。在应用文写作过程中，本质与现象、措施与成效、原因与结果等在某种意义上都构成一定的因果关系。我们要反映这类事物之间的关系，就要采用归并的方法，进行分类整理，分类说明，让人们对事物的发展联系有清楚的认识。比如：近年来，公司重视研发工作，取得了明显实效。从2010年起，先后成立了×××等2个研发部门，组建了×××等8个项目团队，引进了XXX等15名高级研发人才，投入XXX万元成立了研发基金。经过三年努力，公司已完成了5个项目的研发任务，获国家专利25项，开发新产品30多个系列、200余种，获技术转让资金×××万元，实现生产效益XXX万元，极大地推动了××产业的发展，实现了经济效益和社会效益的双丰收。这里，写作者利用归并的方法将公司采取的措施和取得的成效集中说明，并没有繁琐的过程论证，但事物间的因果联系一目了然。这种化繁为简的数字处理方法值得我们学习和借鉴。