商务文案写作【通用13篇】

Communicating in English effectively is essential in todays global economy.

在今日全球化的经济环境下，有效地用英语交流已经变得至关重要。

But conveying your ideas clearly is a skill that needs to be learnt. Too often people simply copy the style of their co-worker and especially their superiors as they think this "good English". You see examples in your in-box every day - emails that are difficult to understand and that you need to read over and over again to get the message.

然而如何清晰地表达你的想法却是门大学问。太多时候人们只是简单地照抄他们眼中同事，尤其是上级写出来的“漂亮英语”。你每天都能在收件箱里看到很多例子——那些难懂的需要你读好多遍才能理解的邮件。

A big mistake is to pad out your writing with unnecessary words and phrases. Remember that the purpose of your writing is to communicate your ideas clearly.

一个巨大的错误就是用一些不必要的单词和词组让你的文章变得冗长。你要牢记你写作的目的是为了更清晰地交流你的想法。

Always try to reduce the number of words in your sentences and avoid lengthy phrases that can be replaced with a shorter alternative. Here are some examples:

总是尽可能减少你句子中使用的字数，避免使用可以用更短的词代替的长词。以下是一些例子：

*Instead of "prior to" use *before*

用“before”代替“prior to”

*Instead of "subsequent" use *after*

用“after”代替“subsequent”

*Instead of "in order to" use *to*

用“to”代替“in order to”

*Instead of "in the event that" use *if*

用“if”代替“in the event that”

*Instead of "with reference to" use *about*

用“about”代替“with the reference to”

*Instead of "state of the art" use *latest*

用“latest”代替“state of the art”

*Instead of "due to the fact that" use *since*

用“since”代替“due to the fact that”

*Instead of "not later than 2pm" use *by 2pm*

用“by 2pm”代替“not later than 2pm”

*Instead of "at the present time" use *now*

用“now”代替“at the present time”

Remember about organisation as well. Use topic sentences to indicate what each paragraph is about. In addition, keep your emails short. No one likes to read an email 10 paragraphs long!

同时也要记得文章有组织性。第一句话就要开门见山地点出你每一段要讲什么。除此之外，要控制你邮件的长度。没人想读一条长达10段的邮件。

By using simple words and easily understood phrases you can improve the clarity of your message no end.

通过使用简单的单词和易懂的词组，你就能最终提高你信息的清晰度。

一、商务文案的概念

二、商务文案的作用

三、商务文案的特点

四、商务文案的写作规范

一、商务文案的概念和作用

商务文案是商务组织、商务人员在商务活动中用以记录情况、处理事务、研究问题，具有实用价值和一定的惯用体式的应用文体。

作用：1.商务活动的原始记录2.商务管理的手段3.商务沟通的手段 4.企业形象的表现 5.职业能力的要求

三、商务文案的特点

1.真实性

2.评析性

3.时效性

四、商务文案写作规范

1.稿件格式

稿件一般使用稿纸书写（16开稿纸）。

电脑打印文稿，一般用纸采用A4型纸。

2.汉字的书写要求：汉字一律使用正式公布的简化字。

3.计量单位、符号的写法：计量数字与计量单位不要交叉使用。

4.参考文献

5.引文与加注

如：①《有效商务写作》（美）Jane.Cleland，北京：清华大学出版社，2003年第1版，第122页。

6.各级标题序号

一、二、三、汉字序号后用顿号；1. 2. 3.阿码序号用脚点（．）；（1） （2） （3），①②③有括号或有圈，就不再加点．A. B. C.（大写），a. b. c.（小写）英文字母序号用脚点（．）。

在今日全球化的经济环境下，有效地用英语(精品课)交流已经变得至关重要。

然而如何清晰地表达你的想法却是门大学问。太多时候人们只是简单地照抄他们眼中同事，尤其是上级写出来的“漂亮英语”。你每天都能在收件箱里看到很多例子——那些难懂的需要你读好多遍才能理解的邮件。

一个巨大的错误就是用一些不必要的单词和词组让你的文章变得冗长。你要牢记你写作的目的是为了更清晰地交流你的想法。

总是尽可能减少你句子中使用的字数，避免使用可以用更短的词代替的长词。以下是一些例子：

Instead of "prior to" use *before*

用“before”代替“prior to”

Instead of "subsequent" use *after*

用“after”代替“subsequent”

Instead of "in order to" use *to*

用“to”代替“in order to”

Instead of "in the event that" use *if*

用“if”代替“in the event that”

Instead of "with reference to" use *about*

用“about”代替“with the reference to”

Instead of "state of the art" use *latest*

用“latest”代替“state of the art”

Instead of "due to the fact that" use *since*

用“since”代替“due to the fact that”

Instead of "not later than 2pm" use *by 2pm*

用“by 2pm”代替“not later than 2pm”

Instead of "at the present time" use *now*

用“now”代替“at the present time”

同时也要记得文章有组织性。第一句话就要开门见山地点出你每一段要讲什么。除此之外，要控制你邮件的长度。没人想读一条长达10段的邮件。

通过使用简单的单词和易懂的词组，你就能最终提高你信息的清晰度。

正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分;而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”。也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

一、思路的含义 二、商务文案写作的常用思路

思路是思维活动的运行轨迹，文案的思路，就是构思文案时，作者有规律、有条理、有方向、连贯的思维过程的“路线”。

二、商务文案写作的常用思路

（一）归纳和演绎思路：归纳(induction)和演绎(deduction)推理是比较常见的推理形式。归纳推理是从具体的前提过渡到一般性的结论的推理。它有两种功能，一是概括一般情况，二是推测将来结果，其结论都超越了前提的范围。而演绎推量则正好相反，它是从一般性的前提过渡到具体结论的推理，其结论没有超越前提的范围。

（二）因果思路 （三）比较思路

（四）递进思路 ：递进思路是运用递进思维方法形成的一种文章思路.递进思维是认识事物或事理由浅入深、由表及里、由低到高、由小到大、由轻到重,层层递进、循序渐进、逐步深入的一种思维方法.运用这种方法,可以深入清晰地阐释某些比较复杂的事理,说明某些比较复杂的关系,有助于深刻认识事物的本质属性,使文章有一定深度.一些说理性较强的公务文书常循此法形成文章思路:或者是认识问题由浅入深层层推进,或者从提出问题到分析问题到解决问题.例如的调查报告就按以下思路写成:××县农村文化活动设施量少质差→"文化饥饿症"带来农村精神文明滑坡→文化活动量少质差的主要原因→采取有力措施重视农村文化活动阵地建设.……

（五）总分思路 ：“总分”是一种高度概括的简略说法，说的是文章先“总”写——总提式地写，总括式地写，总揽式地写，总说式地写；然后再分写——分角度地写，分线条地写，

分细节地写，分要点式地写；然后或再总结一下，或者自然收尾。

“总分”思路较多地运用于议论文、说明文，所以当我们阅读此类文体的文章的时候，要多用“总分”二字去分析

本章简单介绍了商务文案写作的基本内容，包括商务文案的概念、作用特点及写作规范；商务文案写作的基本要求和思路。

第二章 商务行政公文

学习目标 主要内容 本章小结

第一节 商务行政公文概述 第二节 决定批复第三节 通知 公告第四节 请示报告 第五节 函 会议纪要

一、商务行政公文的概念

商务行政公文是商务组织机构在商务活动中进行行政管理时使用的文案。在商务组织的行政管理活动中各级管理机关的意图，政令都要靠行政公文传达、布置、安排、实施。商务行政公文是实施商务组织管理意图的工具。

二、商务行政公文的特点

1．决策性。

2．指挥性。

3．全局性。

三、商务行政公文的种类

1．决定。2．批复。3．通知。4．公告。5．请示。6．报告。7．函。8．会议纪要。

四、商务行政公文的行文关系

1．上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

2. 下行文：是上级机关向所属的下级机关的行文。

3. 平行文：平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。这是不分系统、 级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、 知照性通知等文种。

五、商务行政公文格式

（一）文头

1．秘密等级。2．发文机关标识。3．发文字号。

二）主体

1．标题。2．主送机关。3．正文。4．用印。５．附件。6．成文日期。7．附注。

（三）文尾

1．主题词。2．抄送机关。3．印发机关和印发日期。

第二节 决定 批复

一、决定

决定是商务组织决策层用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩所属部门及人员，变更或者撤销对下级不适当的处理事项的公文。

二、决定的写作方法

1．标题2．主送机关 3．正文

（1）前言（2）主体（3）结尾4．落款

东海xx发动机有限责任公司关于表彰2005年度先进集体的决定

公司属各部门：

2005年是公司调整发展战略，迎接新的挑战，全面实现二次创业目标的关键一年。在市场环境恶化，配套产品销量大幅下降，原材料价格大幅上涨，经营极其困难的情况下，各单位认真贯彻落实公司年度工作会议精神，上下团结一心，奋发进取，求真务实，开拓创新，各方面工作有序推进，为公司改革、发展、稳定做出了积极贡献，涌现出了一批先进集体。经基层部门推荐，公司研究，现决定对先进集体予以表彰。

一、授予下列单位为生产经营管理先进单位：

销售部、生产部

二、授予下列单位为现场管理先进单位：

离合器二车间、成品仓储科

三、授予产品科“系列飞轮齿环开发项目”研发组特等功称号。

希望受表彰的先进集体要继续发扬成绩，戒骄戒躁，更好地发挥先进模范作用，为公司的发展再立新功。

东海xx发动机有限责任公司二00五年一月四日

三、批复：是上级机关用于答复下级机关的请示事项的公文。

四、 批复的写作方法

1．标题由发文机关全称、事项、文种组成。

2．主送机关批复的主送机关为直属下级机关，即向本机关发出请示的机关。

3．正文

（1）前言写明下级机关请示的事由、事项和承启语。

（2）主体写清答复的具体意见、依据。

4．落款写明发文机关全称和成文时间。

关于同意XX玻璃有限责任公司

浮法玻璃生产线项目进行试生产的批复

XX玻璃有限责任公司:

你公司关于申请《XX玻璃有限责任公司浮法玻璃生产线项目》进行试生产的报告，由山东省环保局转交我局办理，根据省环保局的意见，我局建设项目处进行了现场检查。经检查，认为其生产工序中的除尘设备，含油污水处理设施及生活污水处理和流量计量设备均已安装调试，经青岛市环境监测站监测结果表明，你公司的废水、粉尘、噪声等有关指标大部分符合国家的有关标准。经研究同意你公司试生产。要求在试生产期间，对其不符合国家有关规定的窑炉及含油污水调试部分进行改造完善。试生产正常后，申报国家环保局正式办理该项目的竣工验收手续。

青岛市环境保护局一九九七年三月二十日

第三节 通知 公告

一、通知

通知是上级机关用于传达要求下级部门办理；需要有关单位周知或者共同执行的事项的公文。

二、通知的写作方法

1．标题

2．主送机关3．正文

（1）前言 （2）主体 （3）结尾 4．落款

厦门xx电子有限责任公司

关于举行公司文化节的通知

公司属各部门：

为了贯彻中共中央关于“构建和谐社会，共创和平家园”的方针，提高全体员工的文化素养，丰富员工的业余文化生活，公司决定于9月26日至9月30日举办2006年度文化节。

现将有关事宜通知如下：

一、文化节活动项目。舞蹈表演、卡拉OK比赛、书法绘画展、棋类比赛。

二、 各部门组织筹备工作。要加强宣传力度，动员广大员工积极参与，确保文化节如期顺利举行。同时做好报名及选拔上报工作。具体要求如下：

（一）节目选报标准：

1．舞蹈表演。民族舞、现代舞、街舞等类型均可。部门选送节目不超过三个。

2．卡拉OK比赛。参赛歌曲要积极、健康，曲风不限。部门选送参赛人员不超过三人。

3．书法绘画展。参展作品主题要围绕“庆祝建国五十七周年”这一主题。毛笔书法作品规格:60×80cm；硬笔书法作品规格：30×60cm；绘画作品规格：80×80cm。部门选送作品不超过五幅。

4．棋类比赛。包括象棋、军棋和围棋。各部门选送一支参赛队。

（二）节目选拔时间：各部门9月16日至9月20日选定参赛人员及节目。

三、文化节奖项设置：奖项按节目类型设置为：

特等奖一名、一等奖一名、二等奖五名、三等奖十名、优秀奖十五名。

四、文化节节目上报事宜：

时间：2006年9月21日至22日。

地点：综合管理部文化节组委会，行政楼1202室。

联系人：张敏

电话： XXXXXX

厦门xx电子有限责任公司二00六年九月十五日

三、公告

公告是用于向社会有关方面公布应当遵循或者周知的重大事项的公文。

四、公告的写作方法

1．标题

2．主送机关 3．正文

（1）前言（2）主体（3）结尾

1)We have (take) pleasure in informing you that......

兹欣告你方......

2)We have the pleasure of informing you that......

兹欣告你方.....

3)We are pleased (glad) to inform you that......

兹欣告你方......

4)Further to our letter of yesterday, we now have (the) pleasure in informing you that......

续谈我方昨日函, 现告你方......

5)We confirm telegrams/fax messages recently exchanged between us and are pleased to say that......

我方确认近来双方往来电报/传真,并欣告......

6)We confirm cables exchanged as per copies (cable confirmation) herewith attached.

我方确认往来电报,参见所附文本.

7)We learn from Messrs......that you are interested and well experienced in ......business, and would like to establish business relationship with us.

我方从...公司获悉,你方对...业务感兴趣且颇有经验,意欲与我方建立业务关系.

8)Although no communication has been exchanged between us for a long time, we trust that you are doing well in business.

虽然久未通讯,谅你方生意兴隆.

9)Although we have not heard from you for quite some time, we hope your business is progressing satisfactorily.

虽然好久没接到你方来信,谅业务进展顺利.

10)We have pleasure in sending you our catalog, which gives full information about our various products.

欣寄我方目录,提供我方各类产品的详细情况。

11)We are pleased to send you by parcel post a package containing...

很高兴寄你一邮包内装...

12)We have the pleasure in acknowledging the receipt of your letter dated...

欣获你方...月...日来信.

13)We acknowledge with thanks the receipt of your letter of...

谢谢你方...月...日来信.

14)We have duly received your letter of ...

刚刚收悉你方...月...日来信.

15)We thank you for your letter of ...contents of which have been noted.

谢谢你方...月...日来信,内容已悉.

16) Refering to your letter of ......we are pleased to ....

关于你方...月...日来信,我们很高兴...

17) Reverting to your letter of ...we wish to say that...

再洽你方...月...日来信,令通知...

18)In reply to your letter of ...,we...

兹复你方...月...日来函,我方...

19) We wish to refer to your letter of ...concerning

现复你方...月...日关于...的来信

20) In compliance with the request in your letter of ... we...

按你方...月...日来函要求,我方...

切忌主客不分或模糊。

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

句子不要零碎。

例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

结构对称，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。

例如: An authorized person must show that they have security clearance. 应改为 Authorized persons must show that they have security clearance.

动词和主语要呼应。

想想这两个句子的分别: 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.

时态和语气不要转换太多。

看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

标点要准确。

例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

选词正确。

像 affect和effect，operative和operational等 等就要弄清楚才好用啦。

拼字正确。

有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。

大小写要注意。

除非 必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

1.商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点：

简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

准确

而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

朴实

所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

庄重

所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要，但是却往往被大家所忽视。

2. 商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：

主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面，应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。

材料

好的商务文书不是一蹴而就，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。在材料方面，应该遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。

结构

好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重、表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

一、培养基础英语写作能力

转变英语学习观念，培养基础英语写作能力是提高商务英语写作能力的基础和关键。为此，必须抓好以下三个环节:

1.不断通过写作练习培养英语语法的应用能力，重视掌握有关词汇的用法，以便能运切实用有关语法和词汇去写作。这是英语写作的基础。

不仅要记住语法规则，更重要的是要通过做各种各样的写作练习，以达到在写作中能正确运用有关语法规则。要记住英语单词的汉语意思，更重要的是要通过阅读在上下文中准确掌握英语单词的用法。单词的用法(主要是实词的用法)主要包括：单词的确切意思-包括其情感意义、文体色彩等;它与有关同义词或近义词的区别;它的习惯性搭配。这样，学习者才能在写作中避免那些尽管语法上没有什么错误、用词却有明显错误的现象。

2.通过大量阅读逐渐培养英语思维，并掌握一些写好句子的技巧，以便在把句子写正确的同时，不断培养用地道的英语把句子写好的能力。

结合提高阅读能力，大量阅读各类题材的英语文章，有意识地逐渐培养英语思维，并把它用于写作。在阅读过程中要注意:不要死扣每句英语的汉语意思，而应着重获取作者所要传递的信息;对于相对简易的、与日常生活或所学专业有关的文章，应注意某些意思的英语表达方式，尤其要注意与汉语有明显不同的表达方式，注意其用词、词序、搭配等，以便将来写作时有效地模仿，使写出的句子地道化。掌握英语句子的写作技巧，恰当运用各种类型的句子。

3.了解一些英语段落、篇章的组织和写作知识。所写段落与篇章均要力求连贯(coherence)和衔接(cohesion)。篇章的用词和句式在文体上一般要保持一致(unity)。

二、商务英语文体特点

要提高商务英语写作水平，除了要有扎实的英语基本功，还要对商务英语文体特点有充分的认识，准确的区别不同体裁商务英语的风格特点，从而写出满足不同商务目的的要求的商务文件。不同的商务环境相对应的不同的商务活动也是不相同的，了解商务英语语言的共同特点、风格、语篇结构而且清楚认识在不同商务活动中商务英语写作的具体特点和要求。它包括构思、起草、修改3个阶段。

1.构思阶段

商务英语写作在此切断必须考虑三个文体：(1)写作目的-通知、请求、说服、存档;(2)写给谁-客户、上级、同事、下属;(3)字数要求;(4)形式结构-计划或建议报告、商务函件、备忘录、电子邮件。明确这些要求后，需要考虑语篇结构，采用那种陈述顺序-直接顺序、间接顺序、直接于间接混合顺序。

2.起草阶段

起草阶段，是将构思阶段在头脑中形成的想法以书面文字的形式呈现出来。商务英语写作的最终目的是为了获的读者的支持、信任和好感。而且还要注意礼貌用词，例如使用褒义词、适当的头衔、不带任何性别、种族和年龄偏见的词等。

作为专门用途英语的商务英语，因其特殊目的，希望通过最有效的沟通提供给合作者更容易理解的清楚具体的信息。其信函在词汇选择上，遵循3c原则:

(1)conciseness(精简)。在复合词与简单词之间、长词与短词之间，应选择简单词或短词;在词组与单词之间，选择单词，尽量不使用不必要的介词词组;

(2)clarity(明白)。要准确传达商务交流的内容，必须避免使用模棱两可的词语或表达方式，这样才能使信函意义明确，不被误解，表达思想才能够更突出。避免在同一信函或其他写作中使用同一词。避免使用“if”，“hope”，“but”等表示疑问的词。在日期表达上，涉及到具体某月，均使用那个月的具体名词，如“January，February，…”。避免用“instant， ultimo，approx”等不确定词语。另外避免将日期写成如“5/4/1995”类似的形式，因为对于英国习惯是4月5日，而美国习惯是5月4日。

(3)Courtesy(礼貌)。尽量使用表示肯定的词汇，少用否定词，因为否定词给人一种否定的印象，或者还有指责对方的意思肯定对方时用词多用“you”，“your”，少用“I”，“we”，“us”，“our”，此种方式即“以客户为中心的‘You—attitude’”表达形式，因为不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最能打动人。

3.修改阶段

商务英语写作在修改阶段，力求句子简洁明了，段落清晰完整如上文所述。

完成商务英语写作过程在商务写作中，还应注意所选词语的礼貌性，讲话要婉转客气。的第一阶段是写出高水平商务英语的前提。提高商务英语写作能力的关键是把握商务英语写作的三个基本原则-简洁、准确、完整以及商务活动应遵循的语用策略-礼貌、合作。总之，商务英语的文体决定了商务英语写作的基本原则;简洁-才能提高效益;准确-才能避免延误;完整-才能显示逻辑思考能力。

由于教育背景和工作经历的不同而写作风格各异，但他共同遵循的写作宗旨是明晰扼要，其商务文稿要力求开门见山，扣住主题，思路清楚，层次分明，内容具体而完整。现代商业写作做到这些还远远不够。要走出写作风格的误区:一是避免使用套话。二是少用大词多用小词。用简单的言词交流思想，使人感到亲切，书面语向口语化过渡。然而写作的口语化并不意味着要用俚语或行话，因为它们的用法是有局限性的，很难用得恰到好处，弄不好让人感觉随意无礼，容易产生费解和误解。时代的发展变化促使语言更新由繁到简，这不免引起一些人的抱怨，他们认为这是“稀释”了英语。竞争如此激烈的社会，人们惜时如金，那个人会愿意听您咬文嚼字，仔细去揣模字里行间的文学色彩，欣赏书面语措词如何地道。

由上可见，不同文体的英语语言有不同的使用标准、礼貌标准以及传达含义的约束化表达方式，只有了解和掌握现代商务英语词汇的文体特征和应遵循的要求，才能处理好对外业务往来中的各类商务写作，使相关业务顺利开展下去。

使用第一人称而不用无人称句子

Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall job satisfaction."

错误示例：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。

Right: "I want to enjoy working here. Ill bet you do, too."

正确示例：我想要享受在这儿工作。我相信你也是。

使用生动的语言而不是陈词滥调

Wrong: "This action item calls for out-of-the-box thinking."

错误示例：这项任务要求大胆开阔的想法。

Right: "If youve got an idea that youre afraid might be half-baked, lets consider it anyway."

正确示例：如果你有一个想法，那你担心会中途流产，没关系先考虑再说。

不要重复自己说的话

Wrong: "This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process."

错误示例：这个培训项目能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。

Right: "This program teaches the best marketing tricks."

正确示例：这个项目能教会你最好的营销手段。

用名词和动词而不是形容词和副词

Wrong: "We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems."

错误示例：我们推出了一款令人振奋的、全新的产品，它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。

Right: " This product will help you turn prospects into customers in less time."

正确示例：这款产品能够帮助你在较短时间内开拓新用户。

展示证据而不是观点

Wrong: "We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople."

错误示例：我们有最好的服务，最值得信赖的产品和最友善的销售人员。

Right: "We won the XYZ best service award. Twice."

正确示例：我们赢得了XYZ最佳服务奖两次。

文案，原指放书的桌子，后来指在桌子上写字的人。现在指的是公司或企业中从事文字工作的职位，就是以文字来表现已经制定的创意策略。小编收集了文案写作基础，欢迎阅读。

1、展现对阅听众要求的了解。

你会觉得了解你需要的人，也是能满足你的需要的人。相同的道理也适用于文案策划广告。“这广告懂得我，”读者如此感觉：“我可以相信它一点。”这有助于排除买家对卖家的疑虑，甚至是“通常一点都不可相信”之感。Xerox资讯存取系统的广告巧妙地运用了莫非定律，展现出对目标阅听众面临问题的了解：有个人在办公室里，话筒紧贴耳朵，传来坏消息：“先生，我们已经查过你在找的那份资料——肯定是丢掉了。”

2、挑战公认的事实。

广告里比较令人愉快的吊诡之一是，和普遍接受的想法唱反调的东西反而比较令人信服，崭新的想法令读者惊异。媒体界的陈腔滥调之一是用“每千人成本”——多少钱多少读者——作为评量杂志的指标。Barrons，一本读者财产经常超过七位数字的投资杂志，向这个想法提出了挑战。论证重点应该是读者的“质”而非“量”。“最低百万富翁成本”于是成为标题。

3、既然事实比宣称可信，最好用事实当宣称。

在广告里，“宣称”常常只是“谎言”比较婉转的说法。很多这种特别修饰过的谎言都是特别为了过律师和出版品检查人员那关特别准备的。你不能说你的花生酱里花生比较多，除非举行过公开公正的数花生仪式。可是却可以说某人如果为小孩准备这种花生酱就是比较好的妈妈。那你只要承认自己是在做广告，所有的罪名就都不成立了。广告反正就只是广告。对律师和检查人员来说，只要站得住脚，尽管说谎去!可是，对其他所有人来说，谎言就是谎言，而且清清楚楚。这是为什么BMW的广告里不只坚持BMW是上选投资，还用它的高二手售价来证明这点。它的说服力并不是来自与其他汽车的相互比较，而是目标阅听众可能用来与其他投资相较的“去年有一种汽车表现超过纽约股票市场里318种股票”。

4、让读者得以相信。每个人的心里都有一个地方其实真的想要相信如果用哪种爽肤水或润丝精就会拥有比较美好的生活。不幸的是，这地方配有横肉满身腰备武装的警卫巡逻，一遇到像本书这样的胡言乱语就立即打倒在地。我们的强壮警卫需要的通行凭证，是让他可以接受你的前提而不致看来象白痴的有力证据。DDB替Avis制作的广告里并不只是说Avis更努力，它说的是如果你只是第二名就得更努力——还有别的路吗?

5、让读者不得不相信。

这和第四点相互呼应。美国总统柯立芝曾经说过“无道理者终究难信”。Avis广告的前提，呼应小鱼若不游得快些便可能被大鱼果腹的生存法则，便合乎此道。Volkswagen那张敞篷车顶棚全开，露出汽冷式引擎的广告也是如此：“冷却器不会有问题，因为没有冷却器”——无可辩驳的标题。

6、成为同类产品中最佳选择。

这些日子这句话充斥在每个创意简报里。这是“90年代”最基本的策略之一，虽然你弄不清楚是哪个90年代——由买家还在用贝币付款时，广告主就已经在使用这个策略了。这法子之所以有效，是因为每个买东西的人都希望别人觉得他做了件聪明事，至少不要被当作是做了什么傻事。买主的趋善避恶是横古亘今，毋庸置疑的，这Saab 9000的定位为什么是“给继承了脑袋而非财宝的人预备的跑车”。

7、创造购买的渴望。

只要你还有脉搏，就有渴望。如果产品能实现你的渴望，它的广告也就不必象推销员一样喋喋不休，而可以成为内在的诱引喃喃低语，鼓励你去将美梦成真。对“野火鸡”(Wild Turkey)——波本威士忌的极品高价产品——而言，这便意味令读者不可或忘任何价格较为低廉的选择都是盲目简吝与自我否定：“当然有比较便宜的波本——也有比较不值钱的股票和比较小的车”。

总之，广告，照定义来，就只是一半的事实：广告只会提出对产品有利的论述。至于不利的论述，对手会很开心地提出来的。加上读者对你说的东西只能半信半疑，你的一半事实很快就会变成四分之一事实。那就离无关紧要不屑一顾，只有一线之隔了。

如果有一个简单的原则能够把这一切总和起来——事实上没有着简单原则，无论如何我还是提出来——那就是，写广告的人应该假设读者至少和他自己一样聪明。这有助于自己常常——或者几乎总是——保持真诚的好处。此外也有助成就诚实的撰文——和可信的广告。

文案，原指放书的桌子，后来指在桌子上写字的人。现在指的是公司或企业中从事文字工作的职位，就是以文字来表现已经制定的创意策略。小编收集了描写文案的写作技巧，欢迎阅读。

一、大声朗读

大声阅读你的文章，这是检查文章语法错误和一些笨拙语句的最好办法。同时，大声的阅读更容易让你将文章变得朗上口，如果一个销售文案看上去像一个难读的长字，或许你应该重新组织适当的语言。

记住：一篇好的文案看上去应该是一次真正的对话。

二、标题与子标题标题应该包括下面的一个或者几个重要内容：

明确的目标听众明确一个具体的问题表达主要的产品/服务卖点在读者的脑中预设一个问题观察标题的长度超过8-12个单词的标题将会显得过于冗长，尤其对于需要纸质出版的文案更是如此。如果确实无法表达完整的意思，可以考虑使用小标题进行补充，参考杂志封面标题的处理方式。

针对网络发布的文案写作，比如博客文章和Landing Page等，标题对搜索引擎优化也非常重要，如果你希望从搜索引擎获得流量，那么标题中包含主要的关键词，合理的使用标签是非常必要的，对于针对SEO的写作技巧可以参考：如何创建搜索引擎友好的内容。

如果你针对的是网络广告，或者社会化媒体来获得流量的话，我认为关键词就显得不那么重要了，你更多的应该是考虑标题的趣味性和磁性，利用人们的好奇心，吸引更多读者的注意，从而达到提高点击率的目的。

另外，如果在标题中包含了非常重要的信息，确认你在文 章主体中再次重复，通常需要在文首，文中，文末各出现一次，当然如果文案较长，则可以多次重复，避免读者在阅读中跳过该重要信息。不过在文章的第一句话 中，可以适当对信息内容进行一下变形，如果和标题一模一样则容易产生不好的阅读体验。

你的子标题是否适用?

子标题的主要作用是标题的可读性延伸，尤其对于长文案来说，在文章内部使用子标题可以起到路标的作用，可以让文章的可读性大大增强。

三、文案主体

你的文案是否清晰的传递了所提供的产品/服务的好处?

这是判断一个文案质量好坏最重要的标准。不要把焦点简单的放在主要特色的描述上面，更多的传递这些特色能提供什么好处给你的潜在买家。

将主要的好处/卖点靠前放置

产品或服务的核心好处应该在文案主要内容的第一或者第二个段落中放置。

段落的长度

确保你的主体内容段落有适当的长度，对于大多数文案来说，任何超过4-5行的段落都显得过于冗长了。将第一个段落作为可读性吊钩尤其重要，尽量保持在2到3行是比较适合的。

注意局部细节

提防那些会让你的文案显得单调的习惯。多使用连词来连接语句，多使用“您”，“您的…”，“you”，“yours”等人称来定位，尽量让你的文案看上去像一次真正的会话。

你的文案中是否使用了“free”，“new”，“save”，“no-risk”，“guaranteed”，“sample”，“fast”等词汇以及它们的变体，并且随时在脑海中铭记产品的品牌价值?

你是否喜欢在广告文案中提请人们注意文案本身?一个好的文案应该是简单明了的，你应该避免奇怪的内容架构，俏皮话或者双关语，以及极少使用的标点符号等等。避免让这些东西分散读者的注意力，你不需要卖弄你的文采，需要做的只是传递清晰的产品好处给你的潜在买家。

你的文案是否包括建立信任的内容?

人性的角度，引用真实的人/客户，推荐和表扬，直接引用，客户故事等等都是建立信任的好办法。我们在有关说服力的写作技巧中也提到了许多如何建立信任的技巧，在文案写作中也是可以借鉴的。

避免欺骗诱惑

如果你提供的是一些免费的东西，保证读者能够真正的得到免费。如果你使用你无法兑现的承诺来诱惑他们，这将最终摧毁他们对你的信任。

坦率和公正让文案维持生命力

你不能为那些你自己都不相信的产品编写文案，或者说推荐那些你自己都不愿意购买的产品给你的读者。永远不要尝试去误导读者，歪曲事实，坦率和公正的发表你的真实想法。

诚实的对待所有问题

如果你提供一些特别优惠给客户，不要忘记诚实的告诉他们特别优惠的原因和理由，这将帮助你销售更多的产品，例如：

有理由的特别优惠更能让提高客户对你的信任度和认同感。

四、口吻和腔调

1、正如我们前面提到过的那样，一篇优秀的文案应该是一次真正的会话。确保在文案中你没有使用过任何不会在日常会谈中使用的口吻。与产品相关的主要术语可能是个例外，但即使如此，你还是需要向读者清晰的解释，除非你是1对1的面对相关行业的专业读者。

2、考虑到正式会谈的礼仪，使用合适的礼貌用语。

3、口吻和强调应该能够反映出品牌价值。

4、第一人称还是第三人称?这依赖于你的文案与谁有关，一旦你做出了选择，确保你在整个文案中都保持使用一致的人称。

五、Call to action

1、每次呼吁行动都应该包含清晰的指令，所有的文案，不管是Landing Page还是Direct Mail甚至促销传单的写作，都应该在脑中铭记并提出一个精确的目标(call us now，buy this now，visit thisstore…)。你需要清楚和直接的告诉读者你需要他们做什么。

2、为每次呼吁行动制造紧迫感。在Call to Action中使用now，right now，hurry等词语以及添加时间限制信息等手段来制造紧迫感。

3、文案结尾使用call to action非常重要，你应该在这里请求他们做点什么，不要让他们在读完你的文案后感觉到无所适从。

六、排版和布局

可读性

1、在适当的位置插入图片可以提升文案的可读性，尤其对于较长的文案。但与博客文章插图不同的是，你不需要那些可能分散读者注意力的图片，人们对文字的理解大致相同，但对于图片，人们会有更多的想象空间。你应该围绕你的核心产品及卖点进行图片的搭配。2、不要使用过多的字体颜色搭配。建议不全文不超过三种颜色，统一字体，字体大小可以考虑，载体大小也尽量不超过三种。3、适当的使用缩进功能，我非常喜欢Jason的文章排版方式，他的文章可读性很好，非常值得参考。参考内容：网页可读性设计- 10个web设计可读性评估工具

可用性

你需要考虑下面的可用性问题

1、一些重要的信息总能被您的用户看到吗?2、有一个直观的导航和行动作用选项吗?3、用户是否以符合逻辑的方式定向到他们该去的地方?4、网页的读取速度是足够迅速，还是不断的考验你用户的耐心?参考内容：1、网站可用性设计- 6个最普遍的可用性设计错误2、Landing Page的5个可用性设计小经验3、10个免费的web分析及可用性工具

七、标点和语法

注意单复数动词的使用

我曾经在Adwords的广告活动上做过测试，正确的使用is，are，was，were动词非常重要，看似不大的问题，但它们对广告的点击率却有非常大的影响。

另外，在使用代词比如：就公司来说也应该算是法定意义上的“人们”，感觉上一个公司应该是一个群体，因此我们在指代的时候，使用they就要比使用it要自然得多。

注意-ly副词，过度的形容词以及-ing分词

尽量使用平坦和简单化的语言，尽量在句子中使用描述性的动词和具体的名词，过多的使用副词，形容词，分词会影响文案整体的可读性。

尽量积极和直接，就像与朋友在喝啤酒时一样的交谈。

八、编辑和校对

1、在草案完成之前进行校对是在浪费你的时间。

2、当你完成你的最终草案后，休息一段时间后再来进行校对，时间越长越有效。这会帮助你使用新鲜的眼光来审视整个文稿，让你更容易发现更小的错误。

3、当你开始进行校对的时候，more eyes = better

4、不要过度依赖类似whitesmoke，stylewriter这样的校对软件，它们永远无法代替人工校对，虽然它们可以适当提高你的工作效率。

商务有文而成长，管理因案而规范

和说相比，写是更见真功夫的，也是要下更多功夫的。商务文案写作向来是让职场人士头疼的难事，也是很多稳健者、成功者、腾达者的强项优势。读了李玉珊老师的《商务文案写作》，很为如今的大学生高兴，为他们有了如此实用的职场实用工具而高兴，我相信青岛滨海学院的学生们就更是幸运了，因为和其他的读者相比，他们还能在李老师的课上感受到更生动的精彩与细节！ --- 国家商务策划师资质认证管理专家委员会副主任 万钧

第一章商务文案写作基础

学习目标

主要内容

本章小结

自学目标：了解商务文案的概念、作用、特点

掌握商务文案写作规范

了解商务文案写作的基本要素及思路

能力目标：自学《有限责任公司章程》，能够设立“模真”公司----×ד有限责任公司”。